Pengertian, Ciri, Contoh, Macam-Macam Surat

INIRUMAHPINTAR - Inilah pembahasan tentang Pengertian, Ciri, Contoh, Macam-Macam Surat. Dari judulnya saja, rekan pembaca pasti telah paham bahwa materi yang akan dibahas dalam tulisan kali ini yaitu mengenai surat-menyurat (letter). Diajarkan dalam bidang studi Bahasa Indonesia baik di tingkat SMP dan SMA, surat-menyurat adalah materi yang tidak hanya bermanfaat sebagai mata pelajaran saja, melainkan juga sebagai bekal berharga di masa depan.

Bagi mereka yang ditakdirkan berkecimpung di dunia kerja baik di bawah naungan instansi pemerintah atau swasta, sedikit banyak akan bergelut dengan dunia surat-menyurat. Oleh karena itu, materi ini sangat penting untuk dipelajari dan dikuasai. Lagi pula, dasar-dasar penulisan surat ini juga akan membangun keterampilan korespondensi surat elektronik, atau yang lebih dikenal sebagai email. Jadi, luangkan waktu Anda menyimak tulisan ini.

Yang menjadi poin-poin pembahasan kali ini mencakup pengertian surat, penggolongan/macam-macam surat, kriteria surat yang baik, bagian-bagian surat, kelebihan dan kelemahan surat, Kesalahan dalam penulisan surat, bagan bentuk surat, fungsi bagian surat, dan hal-hal penting lainnya terkait surat-menyurat.

Baiklah kita awali dengan mengenali pengertian/definisi surat.

A. Pengertian Surat

Surat-menyurat adalah suatu bentuk komunikasi tertulis yang dilakukan dengan perantaan surat. Adanya keterbatasan tempat, tenaga, waktu, dan biaya menjadikan surat dianggap lebih efektif, efisien, praktis, & ekonomis.

Menurut Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa Departemen Nasional, surat dapat didefinisikan sebagai suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak (perseorangan atau instansi) kepada pihak lain (perseorangan atau instansi).

Jadi dapat disimpulkan, surat adalah sarana atau media penyampaian pesan tertulis yang dibuat dengan berbagai tujuan dan kepentingan, baik sifatnya pribadi, kedinasan, maupun bisnis, dari satu pihak ke pihak lain.

Pengertian, Ciri, Contoh, Macam-Macam Surat

B. Penggolongan/Macam-Macam Surat

1. Macam-Macam Surat Ditinjau dari Isi dan Pembuatannya

Ditinjau dari segi isi dan pembuatannya, surat dapat digolongkan menjadi 3 macam, yaitu surat bisnis, surat pribadi, dan surat dinas. Berikut penjelasannya:

Surat bisnis adalah surat yang berkaitan langsung dengan aktivitas bisnis, contohnya surat pesanan, surat tagihan, surat penawaran, dan surat permintaan.

Surat pribadi adalah surat yang bersifat personal. Surat pribadi terbagi 2 yaitu; 1) surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat izin tidak masuk kerja, surat permohonan, atau surat lamaran. 2) surat pribadi yang bersifat tidak resmi misalnya surat kepada sahabat, kepada orang tua, atau kepada idola, dsb.

Surat dinas adalah surat yang berkaitan dengan aktivitas/kegiatan umum, misalnya pemberitahuan, pengumuman, surat tugas, dan surat keterangan.

2. Macam-Macam Surat Ditinjau dari Maksud dan Tujuan Penulisannya

Ditinjau dari maksud dan tujuan penulisannya, surat dapat digolongkan menjadi 7 macam. Berikut penjelasannya:

Surat keputusan, yakni surat yang dimaksudkan untuk memutuskan atau menetapkan sesuatu (kebijakan, hasil rapat, atau ketetapan lainnya).

Surat pemberitahuan, yakni surat yang bertujuan untuk menyampaikan suatu informasi baik dalam lingkup terbatas maupun untuk khalayak ramai. Contoh, surat pemberitahuan jadwal kerja, pemberitahuan hari libur, pengumuman penerimaan cpns, dsb.

Surat keterangan, yakni surat yang dimaksudkan untuk menerangkan sesuatu. Contoh, surat keterangan berkelakuan baik, surat keterangan sebagai mahasiswa, surat keterangan sehat dari dokter, dsb.

Surat tugas, yakni surat yang berisi izin atau perintah penugasan kepada seseorang (biasanya dari atasan ke bawahan) untuk melakukan suatu tanggung jawab tertentu. Contoh, surat tugas mengikuti seminar, surat tugas perjalanan dinas, surat tugas studi banding, surat tugas melakukan pemeriksaan, dsb.

Surat permintaan penawaran, yakni surat yang dibuat oleh pembeli ditujukan kepada pemasok untuk meminta penawaran suatu produk atau jasa. Contoh, surat permintaan penawaran produk tambang, hasil laut (ikan, cumi, landak laut, dsb), dan surat permintaan penawaran pembuatan blog/website, dsb.

Surat penawaran, yakni surat dibuat oleh pemasok atau penjual ditujukan kepada calon pembeli untuk menawarkan suatu produk/barang atau jasa. Contoh, surat penawaran komputer, surat penawaran mobil, surat penawaran handphone, surat penawaran ambregris (muntahan paus), surat penawaran sarang walet, surat penawaran proyek pembangunan jalan raya, surat penawaran investasi pengadaan kereta cepat atau bus trans antar wilayah, dsb.

3. Macam-Macam Surat Ditinjau dari Segi Kepentingannya

Surat biasa, yakni surat yang mengandung informasi hal-hal yang bersifat umum dan biasanya diperuntukkan untuk waktu jangka pendek, misalnya surat pengumuman, dan surat undangan pernikahan, aqiqah, syukuran, dsb.

Surat penting, yakni surat yang memuat informasi penting, mengandung nilai sejarah, administratif, hukum, politis, dan dibutuhkan dalam jangka waktu yang lama. Surat-surat ini berkaitan dengan organisasi atau instansi seperti pelayanan kepegawaian, perbekalan kantor, keuangan, dsb. Contoh, surat keputusan pengangkatan cpns/karyawan, surat pemberhentian, surat perjanjian kerja sama, dsb.

Surat rahasia, yakni surat yang bersifat rahasia. Artinya surat tersebut hanya boleh disampaikan kepada orang atau alamat yang dituju tanpa diketahui oleh orang atau pihak lain. Biasanya dikemas dalam amplop tertutup dan rangkap dua, disertai tulisan "rahasia".

C. Kriteria Surat Yang Baik

Pemilihan bentuk dan jenis surat telah sesuai dengan peruntukannya.
Seluruh bagian-bagian surat telah dicantumkan dengan benar, baik penulisan maupun penempatannya.
Bahasa yang digunakan telah sesuai dengan kaidah dan peruntukannya.
Surat dibuat dengan bentuk terbaik (tanpa coretan atau bekas penghapus), baik dengan tulisan tangan maupun dengan hasil ketik komputer sesuai peruntukannya.
Dibuat dengan memperhatikan efektivitas dan efisiensi surat (dibuat dan dikirim sesuai jadwal, dan tiba ditujuan tepat waktu).

D. Bagian-Bagian Surat

Kepala Surat / Kop Surat
Nomor surat
Tanggal surat
Alamat surat
Hal Surat
Salam pembuka
Isi surat (alinea pembuka, inti, dan penutup)
Salam penutup
Nama organisasi
Tanda tangan dan nama terang
Jabatan Penandatangan Surat
Lain-lain seperti lampiran, tembusan, dan inisial

E. Kelebihan dan Kelemahan Surat

1. Kelebihan Surat

Murah meriah
Daya jangkau yang luas
Bersifat formal & efektif
Dapat dijadikan bukti hitam di atas putih

2. Kelemahan Surat

Prosesnya memakan waktu (tidak langsung sampai kepada penerima)
Sangat berisiko (terutama untuk surat-surat penting, berharga, dan darurat)
Kadang-kadang salah alamat atau tidak sampai kepada tujuan

F. Jenis-Jenis Kesalahan Penulisan Surat

Penempatan bagian-bagian surat yang salah
Menggunakan kalimat yang rancu, berbelit-belit, atau kurang lengkap.
Penggunakan tanda baca yang tidak tepat.
Penulisan kata, kalimat, atau paragraf yang tidak sesuai ejaan yang disempurnakan.
Menggunakan istilah asing yang tidak perlu.
Menggunakan tata bahasa yang tidak teratur dan keliru.
Terlalu banyak menggunakan kata-kata pembuka dan basa-basi
Menggunakan model atau bentuk penulisan yang tidak sesuai kaidah.
Penulisan (pengetikan) kata/kalimat banyak yang salah.
Menggunakan kata atau istilah yang kurang sopan atau terlalu memuji.

***

Demikianlah penjelasan lengkap tentang Pengertian, Ciri, Contoh, Macam-Macam Surat. Semoga bermanfaat!